Cuadro de texto: Adaptación a la Ley

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e ficheros

El primer paso consiste en identificar si los datos que se van a manejar son considerados de carácter personal y constituyen un fichero, es decir, un conjunto organizado de datos de carácter personal que permita el acceso a los datos, con arreglo a criterios determinados, con cualquier forma o modalidad de creación, almacenamiento, organización y acceso. Se considera dato de carácter personal cualquier información numérica, alfabética, gráfica, fotográfica, acústica o de cualquier otro tipo concerniente a personas físicas, identificadas o identificables.

El siguiente paso debe ser la notificación a la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD) de la creación del fichero, que es un trámite gratuito. Si en algún momento se modifica el tipo de datos que se va a pedir a los usuarios, la finalidad del fichero, su responsable o su dirección, se deberá notificar a la AEPD. A este respecto, hay que recordar que la modificación del tipo de datos que se solicitan puede implicar un cambio del nivel de seguridad a aplicar al fichero. También se debe comunicar la cancelación de los datos cuando dejen de ser necesarios o pertinentes para la finalidad para la que se solicitaron.

Para inscribir el fichero deberá utilizar el Formulario electrónico de Notificaciones Telemáticas (NOTA) que puede obtenerse gratuitamente en la página web de la AEPD. Según la opción que se elija se podrá enviar a través de internet o a la sede de la Agencia Española de Protección de Datos (c/ Jorge Juan, 6 28001 Madrid, teléfono 901 100 099). En el formulario hay que indicar, entre otros aspectos:

       1. El responsable del fichero.

       2. Su finalidad.

       3. Ubicación.

       4. El tipo de datos de carácter personal que contiene.

       5. Las medidas de seguridad.